join edoc

Digitalisieren Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess

Schaffen Sie dank digitaler Prozesse mehr Transparenz und gewinnen an Effizienz - von der Beschaffung bis hin zu der Bezahlung mit d.velop documents und Infor COM.

edoc Lösungen für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess

Digital aufgestellt mit edoc und Infor

Auch wenn es langsam voran geht, so erhält die Digitalisierung doch in immer mehr mittelständischen Unternehmen Einzug und transformiert diverse Prozesse. Die Gründe für den Wandel liegen klar auf der Hand: Effizienzsteigerung und Transparenz für die Mitarbeitenden aber auch Faktoren wie die Kostenersparnis und Nachhaltigkeit spielen für viele Unternehmen eine tragende Rolle. Ein in nahezu jedem Betrieb wesentlicher Prozess ist der Beschaffungsprozess. Er stellt oftmals ein zentrales Bindeglied aller Abteilungen da und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag.
Allerdings ist er heute noch oft papiergebunden und gerät durch manuelle Prozesse ins Stocken. Packen Sie Ihre Abläufe deshalb jetzt an und gewinnen Sie schnell messbare Auswirkungen auf Ihre Organisation. Schaffen Sie für die Fachbereiche digitale Lösungen, um sie im Tagesgeschäft zu entlasten und erhalten Sie damit einhergehend jederzeit einen Überblick über den Informationsfluss.

 

Der ganzheitliche Prozess für Sie aus einer Hand: edoc

Setzen Sie nicht auf Insellösungen, sondern betrachten Sie immer die gesamte Prozesskette. Mit Ihrem ERP-System Infor COM und dem Enterprise Content Management (ECM) d.velop documents, ehemals d.3ecm steuern Sie mit Volldampf auf einen ganzheitlichen Prozess zu, wenn es um die Beschaffung geht. edoc bietet Ihnen eine Lösung, die von der Beschaffung, über die Bestellbestätigung, bis hin zur Eingangsrechnungsverarbeitung das Gesamtpaket betrachtet und anbietet.
Mit über 20 Jahren Erfahrung im Infor COM Umfeld und LJ4 Know-how, betreuen wir ca. 150 Unternehmen und sorgen mit unseren Lösungen für eine digital aufgestellte Prozesslandschaft.

Einsparpotenziale bei der Eingangsrechnungsverarbeitung

50 %

 der analysierten Vorgänge zeigen, dass die 3-Belegprüfung (Bestellung, Eingangsrechnung, Lieferschein fehlerhaft sind.

5,25

Mitarbeiter:innen werden im Durchschnitt für die Bearbeitung einer papierbasierten Eingangsrechnung benötigt.

Bis zu 14 Tage

dauert eine Kontrolle und Freigabe einer Eingangsrechnung ohne automatisierten Prozess.

Ihre Vorteile

Was die Digitalisierung bei Ihnen bewirken kann

Die Digitalisierung allein ist jedoch nicht entscheidend für Ihren Erfolg. Maßgebend sind vor allem automatisierte Prozesse, basierend auf Standards, die Ihre Bedürfnisse optimal abdecken. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden mit modernster Software zu arbeiten, unabhängig vom Arbeitsplatz. Durch den zentralen Zugriff aller Unterlagen werden Sie ihre Produktivität und Effizienz steigern und bleiben zu jederzeit handlungsfähig.

 

Ihre Benefits im Überblick 

  • Automatisierte Prozesse führen zu Zeit- und Kostenersparnis
  • Ihre Geschäftsprozesse werden transparent
  • Fehler werden minimiert, durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten
  • Sie entlasten Ihre Fachbereiche spürbar
  • Mittels Standardsoftware stellen Sie eine durchgängige Benutzerfreundlichkeit sicher
  • Schneller Nutzen durch Best Practice und somit schneller Return on Investment (ROI)
Mock-up-edoc-infor_P2P_h

Der Beschaffungsprozess

Am Anfang steht der Beschaffungsprozess, dieser fängt direkt digital an.

Durch papiergebundene Beschaffungsprozesse kann der gesamte Ablauf ins Stocken geraten. Beispiele sind Bedarfsmeldungen oder Bestellungen, die in Papierform durch die einzelnen Abteilungen gehen müssen, die mangels Freigaben liegen bleiben. Auch die Bearbeitung in Mails oder Excellisten führt dazu, dass Sie keine Transparenz und keine Workflows mit Erinnerungen und Protokollen haben. Das wiederum führt dazu, dass der gesamte Prozess unübersichtlich ist und niemand mehr weiß, wie der aktuelle Status ist. Das kostet Ihre Firma Zeit und führt zu Ineffizienz.
Dem beugen wir konsequent vor und starten direkt beim Beschaffungsantrag digital, der Prozess gerät also virtuell ins Rollen. Durch die moderne Weboberfläche unserer Procurement Lösung können Sie Ihren Beschaffungsantrag erfassen. Die Lieferanten- und Artikelstammdaten aus Infor COM stehen Ihnen dazu selbstverständlich in der edoc Oberfläche zur Verfügung. Danach erfolgt die Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe an den entsprechenden Verantwortlichen. Von dieser Person erfolgt eine Prüfung, bevor der Beschaffungsantrag letztlich an den Einkauf zur Bestellung über das ERP-System Infor COM weitergeleitet wird.
Der Beschaffungsantrag bzw. das Workflowprotokoll werden der ERP-Bestellung, dem Lieferschein oder den späteren Eingangsrechnungen, die von der edoc invoice app automatisiert verarbeitet werden, zugeordnet. Damit haben Sie die volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihrer digitalen Bestellakte.
Bedarfsanforderung | Procurement | edoc solutions ag

Der Workflow für eingehende Auftragsbestätigungen

Behalten Sie im Einkauf die volle Kontrolle über die Abläufe.

Nun wird die eingehende Auftragsbestätigung des Lieferanten weiterverarbeitet. Der Eingang dieser kann in den verschiedensten Formaten erfolgen. Zwar sind inzwischen viele Lieferanten digital aufgestellt und liefern entsprechende Dokumente per E-Mail aber auch Auftragsbestätigungen per Post sind nach wie vor relevant. Dabei helfen Ihnen unsere flexiblen Erfassungslösungen, in dem sie, egal in welchem Format oder welcher Form – die eingehende Auftragsbestätigung zu erfassen und in den automatisierten Prozess zu überführen.
Einer der Kernelemente im Prozess der Auftragsbestätigung ist die Beleglesung. Mit der Beleglesung können eingehende Auftragsbestätigungen automatisiert ausgelesen werden und die Daten, wie auch das digitale Dokument, zur Anzeige zur Verfügung gestellt werden. Das erspart Ihnen als Anwender:in das manuelle Verarbeiten und beugt natürlich Fehlerquellen vor.
Bei der Auftragsbestätigung speziell im Infor COM Umfeld werden die eingelesenen Kopf- und Positionsdaten der Bestellung und der Auftragsbestätigung in einer eigenen Oberfläche gegenübergestellt. Abweichungen von Preisen oder Lieferterminen werden dabei farbig hervorgehoben und können vom Sachbearbeiter mit einem Klick übernommen werden. Das stellt für Sie einen schlanken und reibungslosen Ablauf sicher.
Eingangsrechnungsverarbeitung | Invoice  | edoc solutions ag

Der Eingangsrechnungsworkflow

Für Sie schnell, einfach und transparent

Damit sie ganze Arbeitsschritte, die heute noch manuell ablaufen, beschleunigen und vereinfachen können, bieten wir Ihnen fertige Lösungen für Ihr ERP-System Infor COM oder Finanzbuchhaltungssystem (z.B. IGF, Datev) an, die Standardaufgaben des Rechnungsworkflows für Sie übernehmen können.
Eingangsrechnungen können dadurch automatisiert abgeholt werden und werden direkt in den digitalen Prozess zur Weiterbearbeitung überführt. Das Gilt für den Rechnungseingang per Post, per Mail, per Mail im ZUGFeRD Format oder als XRechnung.
Dazu stehen Ihnen leistungsstarke Belegleser mit modernster OCR Technologie zur Verfügung, die Ihnen die manuelle Bearbeitung wie beispielsweise das Abtippen von Eingangsrechnungen erspart. Damit können Sie sich wieder auf die rein fachliche Validierung der erkannten Daten fokussieren, bevor die elektronische Rechnung in den Workflow zur Prüfung und Freigabe gegeben wird. Ihnen wird eine ausgetüftelte Benutzeroberfläche für einen maximalen Benutzerkomfort geboten, sodass Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle erhalten und einsehen können.
Rechnungen mit Bestellbezug in Infor COM werden von der edoc Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisch nach Infor COM übergeben und im edoc Invoicemanager for Infor COM geprüft sowie gebucht.
Dadurch sparen Sie in Ihrem Arbeitsalltag enorm viel Zeit, schaffen Transparenz und beschleunigen die geschäftskritischen Prozesse erheblich.
Einer Ihrer Vorteile der digitalen Lösung ist auch, dass Sie standortunabhängig agieren können und von Ihrem jeweiligen Endgerät an Prüfungs- und Freigabeprozessen teilnehmen können.
Durch das mitgelieferte Dashboard haben Sie die Möglichkeit eine übersichtliche und grafische Darstellung von Prozessinformationen als Management Summary zu erhalten.

Flexibel und einfach weiter gedacht

Best Practice-Lösungen von edoc für Infor COM

Unterschiedliche Prozesse in einer Lösung. Von uns erhalten Sie nicht nur eine Komponente für die Eingangsrechnungsverarbeitung, sondern eine Software als Gesamtpaket um den vollständigen Beschaffungsprozess digital abzubilden. Dank der Best Practice Lösungen arbeiten Sie in der bekannten Benutzeroberfläche, welche für unterschiedliche Geschäftsprozesse adaptiert wird. Aber nicht nur unsere Lösungen verfolgen den Best Practice Ansatz, sondern auch eine standardisierte Einführung der Lösungen sorgt für eine schnelle und kostengünstige Umsetzung.

Setzen Sie daher nicht auf Einzellösungen sondern auf ein ausgefeiltes Gesamtkonzept, welches durch unsere Expter:innen stetig weiterentwickelt wird um jederzeit auf dem neusten Stand der Entwicklung zu stehen.

Hauptwebsite von edoc solutions ag

60-80%

weniger Kosten

wenn Sie sich von papiergebundenen Prozessen verabschieden. Somit können Sie 11,20€ pro Rechnung sparen.

3x

schneller

als ein manueller Prozess! Die Bearbeitung dauert digital im Durchschnitt nur 2 Minuten.

103.893

DIN A4 Blätter/Jahr

können Sie mit dem digitalen Prozess in einem 30-köpfigen Unternehmen einsparen.

Sie möchten stets informiert bleiben?

Jetzt zum Newsletter anmelden & unser kostenloses Whitepaper herunterladen!

Erhalten Sie unser exklusives und kostenloses Whitepaper zum Thema Enterprise Content Management für Ihren Start in die Digitalisierung!

Mit unserem Newsletter erhalten Sie regelmäßig, kurz und kompakt alle wichtigen Informationen über aktuelle Themen rund um edoc sowie das Thema Enterprise Content Management. Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich von unserem Newsletter wieder abzumelden.

 

Jetzt Formular ausfüllen & unseren Newsletter erhalten!

Jetzt zum Webinar anmelden!