Purchase-to-Pay | edoc solutions ag

edoc Lösungen für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess

Modernste Standard-P2P-Lösungen mit Impact

Die Themen Digitalisierung und Transformation bewegen die Welt. Es geht um Automatisierung, Effizienz und Transparenz in den Prozessen sowie die Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen, jederzeit und überall, egal mit welchem Endgerät. Sobald man sich mit diesen Themen befasst, kommt ein "Klassiker" direkt auf den Plan - Der Purchase-to-Pay-Prozess. Warum? Ganz einfach: Die digitale Abbildung und Automatisierung dieses End-to-End Prozesses, von der Beschaffung, über die eingehende Auftragsbestätigung bis hin zur Eingangsrechnung hat einen enormen, schnell messbaren Impact auf die Organisation. Die Fachbereiche werden durch digitale Prozesse unterstützt und damit im Tagesgeschäft massiv entlastet. So behalten Sie jederzeit die Lage im Griff.

Unter anderem auf diese Fragen liefern unsere Lösungen konkrete Antworten: Wo steht mein Beschaffungsantrag? Wurde die Beschaffung schon freigegeben? Kann der Lieferant rechtzeitig und in der bestellten Menge liefern? Welche Rechnungen sind wo im Umlauf? Was können wir an Skonto erzielen? Wer sind unsere Top-Kreditoren? Und wenn wir über Lösungen sprechen, meinen wir Lösungen und damit Standardprodukte, die schnell und konsequent auf Basis von Best Practice an Ihre Bedürfnisse angepasst und umgesetzt werden. Ihr Vorteile: Wartbare und releasefähige Lösungen auf Basis modernster Cloud Technologie. Für die Cloud, in der Cloud oder hybrid in Verbindung mit On-Premises ECM-Systemen.

Ihre Vorteile

Digitalisierung mit spürbarem Mehrwert

Digitalisierte, automatisierte Workflows sind essenziell für ein modernes und zukunftsorientiertes Business und unterstützen optimal die Fachbereiche. Entscheidend ist dabei jedoch nicht die Digitalisierung an sich, sondern Workflows, die, basierend auf Standards, auf Ihre Bedürfnisse und Ihre Organisation angepasst werden. Dabei stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen unabhängig vom Arbeitsplatz über modernste state of the art Software Zugriff auf alle relevanten Unterlagen erhalten und somit produktiv, effizient und jederzeit handlungsfähig sind.

Ihre Benefits im Überblick:

Enorme Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse
Transparente Geschäftsprozesse
Minimierung von Fehlern durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten
Spürbare Entlastung der Fachbereiche
Generische Standardsoftware für eine durchgängige User Experience
Flexibler Einsatz der Fachlösungen unabhängig von der Content Services Platform
Flexible Betriebsform – egal ob Cloud, hybrid oder On-Premises
Schneller Nutzen durch Best Practice und damit schneller Return on Investment (ROI)

Der Beschaffungsprozess

Alles beginnt mit dem Beschaffungsantrag. Und es beginnt direkt digital.

Bei papiergebundenen Beschaffungsprozessen treten immer wieder Faktoren auf, die den Prozess verlangsamen und damit ins Stocken bringen. Ein Beispiel dafür sind Bedarfsmeldungen oder Bestellungen, die erst in Papierform durch verschiedene Abteilungen gereicht werden müssen. Immer wieder bleibt das Bestellformular bspw. aufgrund fehlender Freigaben liegen. Nach einer Weile weiß niemand mehr so genau, welchen Status der Prozess gerade hat. Das verursacht Ineffizienzen und kostet Zeit.

Dem beugen wir konsequent vor, indem wir direkt digital mit dem Beschaffungsantrag in den Beschaffungsprozess und damit in den P2P-Prozess starten.
Über eine moderne Weboberfläche können die Anforderer Ihren Beschaffungsantrag erfassen und zur Prüfung und Freigabe an den oder die direkte(n) Vorgesetzte(n) weiterleiten. Es folgt daraufhin die Prüfung durch den oder die Vorgesetzte(n) (1-n Freigabe/n), bevor der Beschaffungsantrag an den Einkauf zur Bestellung über das ERP-System weitergeleitet wird.

Der Beschaffungsantrag bzw. das Workflowprotokoll kann der ERP-Bestellung, dem Lieferschein und/oder den späteren Eingangsrechnungen, die automatisiert über die edoc invoice app verarbeitet werden, zugeordnet werden.

Der Workflow für eingehende Auftragsbestätigungen

Volle Kontrolle im Einkauf für einen reibungslosen Ablauf.

Einmal bestellt, geht es mit der eingehenden Auftragsbestätigung des Lieferanten weiter. Der Eingang einer Auftragsbestätigung kann in den unterschiedlichsten Formaten erfolgen. Auch wenn viele Lieferanten inzwischen digital, bspw. per E-Mail, Aufträge bestätigen, so ist auch der Eingang per Post nach wie vor relevant. Unsere flexiblen Erfassungslösungen helfen Ihnen dabei, die eingehenden Auftragsbestätigungen - egal in welcher Form und welchem Format - zu erfassen und in den weiteren automatisierten Prozess zu überführen.

Ein Schwerpunkt des weiteren Prozesses im Order Confirmation-Workflow liegt im Bereich der Beleglesung. Eingehende Auftragsbestätigungen können automatisiert ausgelesen und die Daten sowie das digitale Dokument zur Anzeige zur Verfügung gestellt werden. Dies erspart den Anwender:innen die undankbare Arbeit des manuellen Abtippens und hat zudem den großen Vorteil, dass eine mögliche Fehlerquelle aus der "manuellen Welt" entfällt. Das Ergebnis: Zufriedene Anwender:innen, die sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können und Performance in den Prozessen!
Doch was passiert, wenn Ihr Lieferant Daten bestätigt, die von Ihrer Bestellung abweichen? Dann ist eine schnelle Reaktion gefragt! Gibt es inakzeptable Abweichungen, bspw. in Bezug auf Preis, Menge, Liefertermin? Oder ist eine Anpassung der Bestellung erforderlich? Ein Workflow sorgt dafür, dass die relevanten Kolleg:innen im Einkauf direkt informiert werden und agieren können, um einen weiteren reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Unsere digitalen Lösungen helfen Ihnen dabei sicherzustellen, dass Ihre Bestellungen ordnungsgemäß erfüllt werden, in der richtigen Menge, zum richtigen Datum und Preis.

Der Eingangsrechnungsworkflow

Einfach, schnell, transparent und mobil.

Passend zu Ihrem ERP- oder Finanzbuchhaltungs-System gibt es fertige Lösungen, die Standardaufgaben des Rechnungsworkflows für Sie übernehmen. Dabei werden ganze Arbeitsschritte, die heute manuell und fehleranfällig ablaufen, automatisiert und damit der gesamte Prozess vereinfacht und beschleunigt.

Egal ob Rechnungseingang per Post, per E-Mail, per E-Mail im ZUGFeRD Format, als XRechnung oder Bereitstellung in einem Rechnungsportal: Eingangsrechnungen können automatisiert abgeholt und in den digitalen Prozess zur weiteren Bearbeitung überführt werden.
Hier stehen Ihnen leistungsstarke Belegleser (OCR) zur Verfügung, die Ihren Anwender:innen ein manuelles Abtippen einer Eingangsrechnung ersparen. So kann sich die Buchhaltung auf die fachliche Validierung der erkannten Daten fokussieren, bevor sich die E-Rechnung in den Workflow zur Prüfung und Freigabe begibt. Hier sorgen ausgefeilte Benutzeroberflächen für einen hohen Benutzerkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Stelle. Das spart Zeit, schafft Transparenz und beschleunigt Ihre geschäftskritischen Prozesse um ein Vielfaches.
Und das Schöne: Unsere Lösungen versetzen Sie in die Lage, von jedem Standort aus und unabhängig von Ihrem Endgerät am Prüfungs- und Freigabeprozess teilzunehmen.

Ein mitgeliefertes "Dashboard" ermöglicht Ihnen eine übersichtliche und grafische Darstellung von Prozessinformationen als Management Summary. Darüber hinaus ermöglicht ein "Monitor" eine individualisierbare und flexible Auswertung von Prozess- und Dokumenten-Informationen. So kann der "Monitor" bspw. als zentrales Rechnungseingangsbuch eingesetzt werden.